Banche Dati Private

La funzionalità di Banca Dati Privata consente di creare raccolte di documenti interrogabili tramite chat.

Simpliciter offre due modalità distinte per lavorare con i documenti, ciascuna progettata per scopi specifici. La funzionalità di caricamento documenti analisi-documentale in chat è ideata per l'analisi e la revisione di documenti specifici nell'ambito di una singola conversazione, mentre le Banche Dati Private sono pensate come fonti di consultazione permanenti, complementari alle banche dati pubbliche di normativa e giurisprudenza. È importante comprendere quando utilizzare ciascuna modalità per massimizzare l'efficacia del vostro lavoro.

Funzionalità a consumo con costi aggiuntivi

La Banca Dati Privata è una funzionalità premium con tariffazione a consumo che si aggiunge al costo del tuo abbonamento mensile o annuale. I costi sono calcolati come segue:

• Documenti testuali: tariffazione basata sul numero di blocchi di testo processati
• Documenti scansionati (PDF, immagini): tariffazione basata sul numero di pagine analizzate
• Costo di processamento: tariffa fissa per l'elaborazione e indicizzazione della banca dati

I costi vengono addebitati al momento del processamento della banca dati. Per informazioni dettagliate sui prezzi, contatta il supporto all'indirizzo hello@simpliciter.ai

Una volta processata, la banca dati rimane disponibile per tutte le tue conversazioni senza costi aggiuntivi di consultazione.

Caratteristica	Documenti Allegati in Chat	Banche Dati Private
Scopo primario	Analisi diretta, revisione e lavorazione di documenti specifici	Creazione di fonti di consultazione permanenti
Casi d'uso ideali	Revisione di una bozza contrattuale Analisi di un documento della controparte Riassunto di una sentenza specifica Estrazione di informazioni da un documento Verifica della conformità di un atto	Consultazione di raccolte di precedenti Riferimento a documenti usati frequentemente Interrogazione di normative settoriali Ricerca in archivi di documenti dello studio Analisi comparativa di più documenti correlati
Esempi pratici	"Controlla questo contratto e identifica le clausole rischiose" - "Riassumi questa sentenza di 50 pagine" - "Verifica se questo atto è conforme alla normativa"	"Quali precedenti abbiamo in studio sul tema dell'usucapione?" - "Come abbiamo gestito casi simili nei contratti precedenti?" - "Trova nei regolamenti comunali le norme sulle distanze"
Durata	Temporanea (limitata alla conversazione)	Permanente (disponibile in tutte le conversazioni)
Elaborazione	Immediata, orientata all'analisi specifica	Approfondita, orientata alla ricerca e consultazione
Modello di utilizzo	Attivo (si lavora direttamente sui documenti)	Consultativo (si interrogano i documenti come fonte)
Uso appropriato	Per documenti che richiedono analisi, revisione o elaborazione specifica	Per raccolte di documenti da consultare ripetutamente come fonte di riferimento
Uso inappropriato	Caricare interi archivi o documenti non pertinenti alla conversazione	Utilizzarla per evitare di leggere/analizzare documenti specifici che richiedono revisione diretta
Navigazione per pagine	Mantiene riferimenti alle pagine (solo su documenti scansionati)	No - ricerca semantica per contenuto

Attenzione

Le Banche Dati Private non sono pensate come alternativa per evitare l'analisi di documenti specifici o per richiedere la riscrittura di migliaia di pagine. Non sono uno strumento per "delegare" la lettura di documenti importanti, ma piuttosto un metodo per creare una memoria istituzionale consultabile del vostro studio.

Con il caricamento documenti in chat, la memoria di lavoro viene generalmente saturata in un minor numero messaggi, con conseguente impossibilità di continuare le interazioni in chat. Questo avviene perchè Simpliciter vede i documenti integralmente nella memoria di lavoro.

Utilizzando una banca dati privata, Simpliciter è in grado di ricercare e considerare solo gli estratti contestualmente rilevanti considerati utili per il soddisfacimento della richiesta. Questo meccanismo risulta generalmente in un maggior numero di interazioni, poiché la memoria di lavoro viene saturata in maggior tempo.

Esempi di utilizzo corretto in base allo strumento:

Documenti Allegati:

✅ "Ho ricevuto questa notifica di accertamento dall'Agenzia delle Entrate, puoi aiutarmi a identificare i punti contestabili?"

✅ "Questo è il contratto di locazione che sto redigendo per un cliente. Puoi verificare se ci sono clausole da migliorare?"

✅ "Ecco l'ordinanza cautelare ricevuta oggi. Puoi analizzarla e suggerirmi le possibili opzioni di impugnazione?"

Banche Dati Private:

✅ "Ho creato una banca dati con tutti i regolamenti condominiali che gestiamo. Quali disposizioni sono presenti riguardo l'installazione di condizionatori nelle parti comuni?"

✅ "Nella mia banca dati di pareri dello studio, ci sono precedenti sulla gestione delle clausole di non concorrenza per dirigenti del settore farmaceutico?"

✅ "Nella banca dati dei contratti tipo del nostro studio, quali clausole utilizziamo abitualmente per limitare la responsabilità nelle consulenze informatiche?"

Esempi di utilizzo improprio:

Documenti Allegati:

❌ "Ti allego 20 diverse sentenze di Cassazione sull'usucapione. Fammi una sintesi completa di tutta la giurisprudenza in materia"

❌ "Ecco l'intero fascicolo processuale di 500 pagine. Leggilo tutto e preparami la comparsa conclusionale, facendo attenzione alla pagina 39"

❌ "Ho allegato 10 diversi contratti di fornitori. Confrontali tutti e dimmi quale è il migliore"

Banche Dati Private:

❌ "Ho caricato nella banca dati questo contratto che devo firmare domani. Puoi analizzarlo e dirmi se ci sono rischi?"

❌ "Ho caricato nella banca dati privata la tesi di laurea di mio figlio. Puoi correggerla e migliorarla?"

❌ "Ho una mediazione domani ma non ho studiato il caso. Ho caricato tutto il fascicolo nella banca dati, puoi preparare le mie argomentazioni?"

Ricorda: il sistema NON mantiene la numerazione delle pagine

Quando carichi un documento nella Banca Dati Privata, questo viene scomposto in frammenti semantici per l'indicizzazione. Durante questo processo:

• La numerazione originale delle pagine viene completamente persa
• Il sistema non può indicare a quale pagina si trova un'informazione
• È impossibile navigare per numero di pagina
• I riferimenti interni al documento (es. "vedi pag. 47") non sono utilizzabili

❌ Interrogazioni che NON funzioneranno

Non chiedere mai:

• "Cosa c'è a pagina 125 del documento X?"
• "Dimmi tutti i nomi presenti nelle pagine 50-75"
• "Trova le informazioni sulla procedura XYZ e indicami il numero di pagina"
• "Elenca tutti i soggetti menzionati con il numero di pagina dove appaiono"
• "Riportami il contenuto di pagina 89 del fascicolo Y"
• "Dove posso trovare il verbale del 15 marzo? A quale pagina?"

✅ Come interrogare correttamente la Banca Dati

Chiedi invece:

• "Quali soggetti sono menzionati nel documento X?"
• "Trova tutte le informazioni relative alla procedura XYZ"
• "Elenca tutti i verbali presenti con le relative date"
• "Quali testimonianze sono riportate nel fascicolo X?"
• "Riassumi le conclusioni tecniche presenti"
• "Trova tutti i riferimenti normativi citati"

📌 Perché questa limitazione?

I documenti di grandi dimensioni (centinaia o migliaia di pagine) vengono processati attraverso:

1. Frammentazione semantica: Il testo viene diviso in blocchi logici basati sul contenuto, non sulle pagine
2. Vettorializzazione: Ogni frammento viene convertito in rappresentazioni numeriche per la ricerca
3. Indicizzazione: I frammenti vengono organizzati per pertinenza semantica, non per posizione

Questo approccio permette di:

• Gestire documenti di qualsiasi dimensione
• Trovare informazioni per contenuto e rilevanza
• Correlare concetti anche se distanti nel documento originale

Ma non permette di:

• Mantenere riferimenti alle pagine originali
• Navigare sequenzialmente per numero di pagina
• Citare con precisione la posizione nel documento

💡 Suggerimento per documenti strutturati

Se hai assoluta necessità di mantenere riferimenti precisi alle pagine:

1. Usa il caricamento diretto in chat per documenti più piccoli (fino a 100 pagine scansionate) come descritto in analisi-documentale
2. Suddividi manualmente i documenti grandi in sezioni più piccole e caricale separatamente
3. Aggiungi identificatori testuali nel documento (es. "SEZIONE A - TESTIMONIANZE") invece di affidarti ai numeri di pagina
4. Crea più banche dati tematiche invece di una singola banca dati con documenti molto grandi

⚠️ Caso d'uso specifico: Fascicoli processuali e documentazione numerata

Per fascicoli giudiziari, raccolte documentali numerate o archivi con indici:

NON FUNZIONERÀ:

• Chiedere "Vai all'allegato n.15 che dovrebbe essere a pagina 234"
• Aspettarsi che il sistema segua l'indice originale del fascicolo
• Richiedere corrispondenze tra atti e numerazione progressiva

FUNZIONERÀ:

• Chiedere "Trova l'atto relativo all'interrogatorio del testimone X"
• Cercare per contenuto: "Quali perizie sono presenti?"
• Ricercare per data o soggetto: "Cosa è successo il 15 marzo 2024?"

Ricorda: La Banca Dati Privata è ottimizzata per la ricerca semantica del contenuto, non per la navigazione sequenziale dei documenti.

Creazione e gestione

Processo di creazione

1. Accedere alla sezione Banche Dati Private dal menu a sinistra

   

2. Selezionare Crea Nuova Banca Dati

   

3. Assegnare un nome descrittivo alla raccolta documentale

4. Procedere al caricamento dei documenti

Formati supportati e dimensioni massime

Il sistema accetta diverse tipologie di file:

• Documenti testuali: PDF, DOC, DOCX, TXT
• Documenti con immagini: PDF contenenti scansioni, PNG, JPG, JPEG

Limiti di caricamento (per file):

• Documenti testuali: 10 milioni di caratteri
• Documenti scansionati: 1,000 pagine
• Dimensione file: 200 MB

Nota Bene

Indipendentemente dal formato, i riferimenti alle pagine originali non vengono mantenuti dopo il processamento

L'elaborazione si adatta automaticamente alla tipologia documentale:

• I documenti testuali vengono analizzati direttamente
• I documenti scansionati vengono sottoposti a OCR (riconoscimento ottico dei caratteri)

Una volta caricati tutti i documenti, cliccare su "Processa banca dati" per far partire il processo di analisi e creazione dell'indice della banca dati privata.

Elaborazione della banca dati

A differenza del caricamento in chat, che richiede un'elaborazione immediata, le Banche Dati Private utilizzano un processo di elaborazione asincrono:

1. Estrazione del contenuto: Acquisizione del testo dai documenti
2. Indicizzazione: Mappatura del contenuto secondo parametri semantici
3. Generazione di riassunti: Sintesi automatica del contenuto di ciascun documento
4. Rilevamento correlazioni: Identificazione di collegamenti tra documenti correlati
5. Ottimizzazione per la ricerca: Preparazione per interrogazioni efficienti

L'utente riceve una email al completamento dell'elaborazione.

Stati della Banca Dati Privata

La tua banca dati privata può trovarsi in uno di questi stati:

In attesa di elaborazione

• Stato iniziale dopo la creazione
• ✅ Puoi caricare tutti i documenti che desideri

In elaborazione

• Simpliciter sta analizzando i tuoi documenti
• ❌ Non puoi caricare nuovi documenti durante questa fase
• L'elaborazione può richiedere da pochi minuti fino a 24 ore in base alla grandezza dei documenti caricati e al carico sui nostri sistemi

Completata

• La banca dati è pronta per essere utilizzata
• ✅ Puoi caricare nuovi documenti in qualsiasi momento
• Puoi utilizzarla in tutte le tue conversazioni

Eliminata

• La banca dati è stata cancellata definitivamente
• Tutti i documenti vengono rimossi dai nostri server

informazioni

Puoi caricare documenti sia prima dell'elaborazione iniziale che dopo, quando la banca dati è già attiva e funzionante.

Utilizzo in chat

Le banche dati private sono accessibili direttamente dalle conversazioni tramite l'icona.

1. Seleziona banca dati privata: Il pulsante nella barra inferiore che apre il selettore delle banche dati private completate. È l'icona che rappresenta un database.
2. Campo di ricerca: La barra di ricerca in alto che permette di cercare rapidamente tra le banche dati private completate inserendo parole chiave.
3. Selezione banca dati: Il segno di spunta che indica che la banca dati "Circolari Guardia di Finanza" è stata selezionata per l'uso nella conversazione corrente.
4. Riepilogo e gestione: Indica il contatore delle banche dati attualmente selezionate (in questo caso 1) e il pulsante "Rimuovi tutte" per deselezionarle in un solo click.
5. Rimozione singola: La X che permette di rimuovere individualmente una specifica banca dati dalla selezione corrente.

Per un controllo ancora più accurato delle fonti, è possibile escludere una o più banche dati pubbliche in modo da considerare solamente i documenti presenti in banca dati privata cliccando sull'icona.

Se una risposta attinge alle fonti presenti in banca dati, apparirà nella sezione "Maggiori dettagli su questa risposta" e sarà consultabile la sintesi del documento ed il link al documento integrale.

Esempi di interrogazioni efficaci

• "Quali clausole utilizziamo nei contratti di consulenza per limitare la responsabilità?"
• "Riassumi i documenti del cliente X relativi alla contestazione Y, evidenziando i punti critici"
• "Identifica nei documenti caricati i precedenti giurisprudenziali relativi al tema della responsabilità oggettiva"
• "Confronta l'approccio delle Sezioni Unite con quello espresso nei nostri pareri sul tema del danno esistenziale"

Utilizzo di più banche dati contemporaneamente

È possibile selezionare contemporaneamente diverse banche dati per un'analisi integrata. Il sistema considera tutte le banche dati selezionate come un unico corpus documentale, mantenendo il costo di una sola interazione indipendentemente dal numero di banche dati consultate.

Esempio di banche dati private multiple selezionate

Suggerimenti operativi

La funzionalità di Banca Dati Privata consente un'organizzazione strutturata delle proprie risorse documentali:

Organizzazione tematica

È possibile creare diverse banche dati per finalità specifiche:

• Raccolte per materia: sentenze specialistiche, contrattualistica, diritto di famiglia
• Raccolte per cliente: documentazione completa relativa a uno specifico cliente
• Raccolte per procedimento: l'intero fascicolo di un caso specifico
• Raccolte per documentazione interna: modelli, template, precedenti rilevanti dello studio

Sicurezza e protezione dei dati caricati

La protezione della documentazione professionale è garantita attraverso:

• Crittografia avanzata: I documenti sono criptati sia durante la trasmissione che l'archiviazione su sistemi compliant ISO27001
• Isolamento dei dati: Le banche dati private sono accessibili esclusivamente agli utenti autorizzati
• Conformità normativa: Sistemi conformi alle normative in materia di protezione dei dati personali